Les principaux défis des gestionnaires d’immeubles résidentiels

Les gestionnaires immobiliers font face à de nombreux défis sur le marché concurrentiel d’aujourd’hui. Les sondages récents, sur les enjeux les plus pressants auxquels les sociétés de gestion immobilière sont confrontées, ne manquent pas. Générer plus de revenus et maîtriser les dépenses d’entretien en sont les principaux. Mais il y en a d’autres.

Dans un contexte où l’économie et le marché de la gestion immobilière sont en forte croissance, il s'avère difficile d’attirer et de retenir du personnel qualifié ainsi que de fidéliser les locataires. La gestion du temps, la gestion des plaintes des résidents et la gestion des communications entre les locataires et le personnel sont autant de défis supplémentaires dont les gestionnaires immobiliers se plaignent souvent.

Regardons de plus près tous ces nombreux défis et comment l’utilisation de la messagerie texte pour les entreprises peut aider.

Êtes-vous confrontés à l’un de ces défis?

La communication avec les locataires et les prospects

Qu’ont en commun les locataires et les propriétaires immobiliers ? Les deux s’attendent à communiquer avec les gestionnaires immobiliers instantanément. Les propriétaires, qu’ils soient clients actuels ou potentiels d’une société de gestion immobilière, souhaitent que l’on réponde à leurs questions en temps réel. Ils ne veulent pas patienter au téléphone ou attendre plusieurs jours que quelqu’un réponde à leurs courriels. Une communication de qualité avec les propriétaires leur fera plaisir et contribuera à améliorer leur niveau de satisfaction. Cela permettra d’attirer plus de prospects et ainsi ajouter au nombre des propriétés du portefeuille du gestionnaire immobilier.

Dans le même esprit, la critique numéro un formulée par les locataires est liée au faible taux de réponse et au manque de communication avec leurs propriétaires et gestionnaires immobiliers. Ces derniers ont tout à gagner à améliorer leurs communications avec les locataires. Au delà d’accroître la rétention des locataires, une meilleure communication simplifie le traitement des plaintes et des demandes de réparation. Ainsi, il est plus facile d’entretenir les propriétés puisque les problèmes sont réglés avant qu’ils ne s'aggravent.

En favorisant des communications régulières avec les locataires, les gestionnaires immobiliers s’assurent d’un meilleur taux de rétention et une meilleure cohésion de la communauté. Alors qu’il est impossible de prévoir une panne, maintenir le contact avec les locataires est simple. Cette communication de qualité apporte de la transparence à la relation, améliore l’engagement des locataires, et permet de bâtir des relations plus solides avec les résidents.

La communication par message texte permet aux gestionnaires immobiliers d’envoyer une variété de messages aux locataires tels que des rappels pour le paiement du loyer, l’envoi mensuel de reçus de paiement, des invitations à des événements spéciaux, des rappels pour les visites, des notifications et mises à jour pour la maintenance, des alertes pour l’arrivée de l’échéance du renouvellement du bail et des nouvelles sur les communications en cours. L’utilisation de la messagerie texte permet de réduire les coûts, incluant l’impression de prospectus et le recrutement de la main d’oeuvre nécessaire pour les distribuer. Par ailleurs, en sauvant du temps en réduisant le volume de suivis par téléphone, les sociétés peuvent ainsi améliorer l’efficacité de leurs équipes, leurs opérations et leur profitabilité.

La plateforme Kimoby permet aux gestionnaires immobiliers d’améliorer leur service à la clientèle et de bâtir des relations solides avec leurs locataires de longue durée. Kimoby permet de reporter des rendez-vous et d’envoyer automatiquement des rappels par messages texte, pour des demandes de dernières minutes ou des instructions supplémentaires, auxquels vos résidents et prospects peuvent facilement répondre. Vous pouvez ainsi gérer toutes les confirmations de rendez-vous, les annulations et les reports via une seule interface conviviale et ainsi obtenir une visibilité complète de la charge de travail de votre équipe.

La rétention des locataires

Chaque fois qu’un locataire s’en va, cela génère des coûts pour les gestionnaires immobiliers. Plusieurs raisons peuvent expliquer le départ d’un locataire de son logement, tant personnelles que professionnelles. Et les gestionnaires immobiliers ne peuvent rien y faire. Cependant, ils peuvent avoir une influence sur un aspect : la satisfaction des locataires. Et cela commence avec la façon qu’ils ont de gérer les plaintes de ces derniers.

Les plaintes en tous genres arrivent, telles que des problèmes de plomberie ou d’électricité, des problèmes de voisinage, et plus. Alors qu’il peut être difficile de tous les régler, la façon et la rapidité avec laquelle ces problèmes sont gérés ont un impact considérable sur la satisfaction des locataires. Ces derniers s’attendent à des réponses immédiates de la part de leur gestionnaire immobilier. Ils veulent que leurs problèmes soient réglés rapidement.

Le maintien d’une bonne relation entre les locataires et les gestionnaires immobiliers commence avec de bonnes communications, des réponses rapides aux demandes et aux plaintes et des communications proactives pour tenir les locataires informés. Cela contribue à accroître la rétention des locataires, les fidéliser et de ce fait à réduire les coûts et augmenter les profits.

Notre plateforme web de communication permet aux gestionnaires immobiliers de communiquer instantanément avec leurs locataires par messagerie texte. Les gestionnaires immobiliers peuvent non seulement répondre aux demandes de leurs locataires mais aussi entamer des conversations avec eux et au besoin les transférer à leurs collègues pour un suivi adapté et une plus grande satisfaction.

La perception des loyers

La perception des loyers est probablement un des plus grands enjeux auxquels les gestionnaires immobiliers font face. Collecter les loyers auprès des locataires occupe une grande partie de leur temps tous les mois. La raison est simple. La vie va vite et il arrive que les gens oublient de payer leur loyer. Par ailleurs, il est possible que les locataires payent en retard car ils doivent faire face à des circonstances exceptionnelles et ont besoin d’un délai.

Dans tous ces cas de figure, les gestionnaires immobiliers doivent effectuer un suivi pour chaque paiement en retard. Le suivi peut être fait par courriel, lettre ou en appelant chaque locataire concerné. Après quoi, les locataires doivent envoyer leurs chèques, ce qui peut ajouter au délai pour percevoir le loyer.

Ces opérations demandent du temps. Plus le portefeuille de propriétés et grand, plus cela représente du temps. Que diriez-vous d’automatiser les suivis pour la perception des loyers ? Que diriez-vous d’offrir des solutions de paiement en ligne à vos locataires ?

Kimoby permet aux gestionnaires immobiliers d’automatiser les suivis pour la perception des loyers en envoyant des messages textes à leurs locataires grâce à des campagnes ciblées. Ils peuvent facilement communiquer avec les locataires concernés et leur envoyer de petits rappels. De plus, ils peuvent leur donner la possibilité de payer en ligne pour accélérer et faciliter le paiement du loyer et réduire le temps nécessaire à l’enregistrement et au dépôt des chèques de loyer.

Kimoby Pay accélère et simplifie tout le processus de paiement de façon sécurisée. Vous pouvez faire vos requêtes de paiement à partir de conversations en cours et vos locataires peuvent facilement payer à partir de leurs téléphones portables. Cela permet de réduire le nombre de paiement en retard et d’offrir à vos locataires une expérience client exceptionnelle.

Le respect des lois

En fonction d’où vous exploitez votre entreprise, vous devez respecter les règlements régionaux, provinciaux et nationaux. Les premières lois auxquelles les gens pensent en Amérique du Nord quand il s’agit de messagerie texte est le Telephone Consumer Protection Act (TCPA) et la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP). Toutes deux exigent que vous obteniez au préalable le consentement des gens auxquels vous souhaitez envoyer un message texte. Assurez-vous de respecter ces lois!

De surcroît, il existe des lois régionales et provinciales. Certaines exigent des gestionnaires immobiliers qu’ils avisent, dans un certain délai, les locataires pour toute visite de leur logement. En cas de litiges, les gestionnaires immobiliers peuvent avoir à prouver qu’ils ont envoyé un avis, selon les exigences de la loi. Cela implique de documenter les conversations en recueillant et gardant une trace de tous les messages échangés.

Notre plateforme web de communication permet aux gestionnaires immobiliers d’entrer en relation instantanément avec leurs locataires via la messagerie texte et multimédia. Kimoby recueille et conserve, dans chaque conversation avec un locataire, l’historique de toutes les messages textes. Vous avez aussi la possibilité de partager les conversations avec vos collègues dans le cadre de suivis et d’ajouter des notes pour plus tard. L’envoi de messages textes se fait à travers une interface unique conçue pour un travail d’équipe efficace et une collaboration du personnel sans accroc.

Accroître l’efficacité

Alors que votre entreprise est en pleine expansion et que votre portfolio grossit, il peut être difficile de maintenir la qualité de votre service à la clientèle ainsi que le niveau de satisfaction de vos locataires. Engager plus de personnel n’est probablement pas la meilleure solution pour vous si vous souhaitez augmenter vos profits et votre efficacité. Un des moyens est de donner la possibilité à votre personnel d’être plus productif en leur fournissant des outils qui simplifient leur travail et leur font gagner du temps dans leurs tâches quotidiennes. Autrement, ils risquent de vous quitter. Vous devez donc choisir les solutions technologiques appropriées qui aideront à améliorer vos processus et méthodes de travail.

En tant qu’entreprise, vous mesurez certainement le succès de vos opérations via de nombreux indicateurs clé de performance (ICP) tels que le taux de rétention des locataires, le pourcentage de logements vides, le délai de réponse aux plaintes, le score (NPS), les revues et plus. Afin de ne pas perdre de vue vos objectifs d’affaires, vous devez améliorer vos opérations et répondre aux attentes de votre clientèle.

Au delà des défis reliés à la croissance, les gestionnaires immobiliers font affaire à une nouvelle génération de locataires qui changent la donne. Ces clients, férus de technologie, évoluent dans un monde où l’instantanéité dans les communications est maîtresse. Ils s’attendent à des réponses immédiates à leurs demandes et recherchent constamment des façons simples de joindre leurs propriétaires ou les gestionnaires immobiliers.

Notre plateforme web permet au personnel de dégager du temps pour pouvoir mieux se concentrer sur les activités qui génèrent du revenu et contribuent à la satisfaction des clients. Utilisez la messagerie texte pour améliorer vos opérations et en accroître l’efficacité en réduisant le volume des appels téléphoniques.

Kimoby rassemble tout ce que vous savez de vos locataires actuels, pour vous permettre de créer des campagnes pertinentes. Utilisez l’information dont vous disposez pour leur envoyer des messages personnalisés, en fonction de leurs intérêts et activités passées. Vous pouvez les avertir lorsque de nouveaux logements sont disponibles, pour des événements spéciaux et des opérations de maintenance. Suscitez l’intérêt, fidélisez votre audience et augmentez le nombre de revues en ligne, de la bonne manière.

"Avant [Kimoby] quand on appelait [un locataire] on ne pouvait pas répondre en même temps. Maintenant on peut faire deux choses en même temps et on gagne un temps fou!"

Maxime Aubry, Coordonnateur aux locations

Gestipro

La collaboration entre les équipes

Les gestionnaires immobiliers ne se contentent pas de gérer des propriétés. Ils gèrent des individus. Les sociétés de gestion immobilère emploient plusieurs équipes telles que les agents de location, les employés à la réception, le personnel administratif ainsi que les équipes et les professionnels à la maintenance. Un des défis des gestionnaires immobiliers est d’améliorer les communications entre toutes ces équipes. Prenons un exemple. Un locataire appelle la réception pour rapporter une fuite mineure. La ligne téléphonique est occupée et le locataire laisse un message. Un employé de la réception prend le message et contacte l’équipe d’entretien pour valider les disponibilités d’un plombier pour se rendre chez le locataire. Ceci marque, pour l’employé de la réception, le début d’un long échange de messages téléphoniques pour arriver à fixer un rendez-vous entre le plombier et le locataire.

Combien de temps cela prendra-t-il à l’employé pour fixer le rendez-vous ? Y a-t-il un risque que la fuite bénigne prenne de l’ampleur et endommage le logement ? Comment tiendrez-vous le locataire informé? Sera-t-il satisfait de la façon dont sa demande a été gérée?

La plateforme Kimoby peut vous aider à améliorer vos processus reliés à l’entretien, en permettant une communication bilatérale flexible entre les locataires et le personnel de la réception. De plus, vos équipes peuvent aussi communiquer via des notes internes ajoutées dans toutes les conversations avec les locataires, ce qui permet de simplifier à la fois la supervision des réparations et l’efficacité des processus.

Notre plateforme web permet de simplifier les procédures de rappels des locataires qui prennent beaucoup de temps. Elle vous aide à rester au fait de toutes les demandes d’entretien et de gérer les opérations sans heurts.

"Avec Kimoby, on garde le fil de conversation plus facilement grâce au partage de conversations. Tout le monde peut voir la réponse et on garde le contact avec les locataires."

Coordonnateur aux locations

Gestipro

La gestion des avis d’entretien et de réparation

Tout portefeuille de propriétés vient avec son lot de travaux d’entretien et de réparations. La plus grande partie du volume de travail ne provient pas des réparations elles-même. Le gros du travail provient des opérations visant à aviser les locataires et les tenir informés des réparations et opérations de maintenance à venir, telles que les coupures de courant, les interruptions de service d’eau, le déneigement des toits, l’entretien paysager ou des pelouses et bien d’autres. Les gestionnaires immobiliers utilisent de nombreuses méthodes pour aviser les locataires de telles opérations qui peuvent s'avérer coûteuses et chronophages telles que des avis imprimés, des prospectus distribués dans les boîtes aux lettres, des affiches installées dans les entrées des bâtiments, et l’envoi de courriels.

Outre le fait qu’il n’y a pas vraiment de moyen pour les gestionnaires immobiliers d’être certains que les locataires ont reçu l’information, les garder informés de l’avancement des opérations de maintenance est un défi supplémentaire. Communiquer aux locataires de l’information à jour concernant les opérations quotidiennes leur épargnera de devoir vous appeler et réduira leur frustration tout simplement grâce à plus de transparence au sujet des opérations de maintenance et de réparation en cours.

Kimoby permet aux gestionnaires immobiliers de communiquer de façon proactive avec leurs locataires grâce à l’envoi de messages textes les informant des opérations de réparation et de maintenance à venir. Notre application mobile, qui peut être téléchargée sur tout appareil portable, permet à vos équipes de tirer profit de l’utilisation de Kimoby qu’ils soient assis à leurs bureaux ou sur le terrain. Avec un taux d’ouverture de plus de 90%, la messagerie texte est le moyen le plus sûr d’avoir la certitude que les locataires aient l’information dont ils ont besoin, où qu’ils soient. De plus, les messages textes servent aussi d’aide-mémoires pratiques. Pour plus d’information ou d’autres questions, les locataires peuvent simplement répondre aux messages.

La gestion de la réputation

Attirer de nouveaux propriétaires vous permet de développer vos activités. Au delà du montant des frais que vous chargez et de votre offre de services, quels sont les éléments qui vous distinguent de vos concurrents ? Votre réputation joue un rôle clé dans votre positionnement et image de marque. Cela commence avec les revues en ligne de vos locataires et de vos clients. La gestion de votre réputation et l’obtention de bonnes revues et commentaires en ligne doivent faire partie de vos principales priorités. Il est de notoriété publique que les locataires mécontents feront part de leur mauvaise expérience à quatre à cinq fois plus de personnes que les locataires satisfaits. Dans ce contexte, le plus gros défi n’est pas seulement d’obtenir plus de revues et commentaires, mais d’en obtenir de meilleurs pour compenser les revues injustifiées ou négatives de la part de locataires excédés. Les bonnes revues vont attirer à la fois plus de locataires et de propriétaires, ce qui est bon pour vos affaires.

Comment vous assurer d’obtenir plus de bonnes revues ? Notre plateforme Kimoby permet aux gestionnaires immobiliers d’améliorer la satisfaction globale de vos clients et de conserver une bonne réputation tout en permettant à vos équipes de sauver du temps pour mieux se concentrer sur les besoins des locataires et leur offrir une meilleure expérience client.

Kimoby permet aussi aux gestionnaires immobiliers d’harmoniser les demandes personnalisées de commentaires via messagerie texte après chaque intervention d’entretien ou de réparation. Notre logiciel analyse les commentaires en temps réel et les transforme en des visuels clairs auxquels vous pouvez immédiatement réagir. Vous pouvez automatiquement envoyer les commentaires négatifs à la personne de votre équipe la plus appropriée, identifier les problèmes au moment où ils se produisent et contacter de façon proactive vos locataires mécontents avec diligence et professionnalisme.

La messagerie texte et multimédia pour les société de gestion immobilière

Kimoby permet aux gestionnaires immobiliers d'accroître leur profitabilité et leur productivité en améliorant leurs communications entre leur personnel et leurs audiences. Êtes-vous prêt à accroître votre profitabilité?

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