Plus de temps pour mieux gérer les appels entrants

Comment Gestipro a réduit d’une part son volume d’appels et d’autre part amélioré la collaboration au sein de son équipe?

Gestipro

Qui sont-ils?

Gestion immobilière Gestipro est chef de file dans le domaine de la gestion d’immeubles à revenus et de copropriétés depuis 2013. En activité dans la grande région de Québec et de Lévis, l’entreprise est composée de trois départements spécialisés : la maintenance, les locations et l’administration. Les employés possèdent tous une expertise qui permet d’offrir à leurs clients le meilleur des services. Leur force: offrir un service à la clientèle de qualité à leurs clients et aux locataires.

Emplacement

Ville de Québec, Québec, Canada

Industrie

Gestion immobilière

Fondation

2013

Site Web

gestipro.info

Client depuis

Novembre 2018

Quels étaient les défis à relever?

Gestipro doit, conformément à la loi, aviser les locataires de la date et de l’heure à laquelle aura lieu la visite de leur logement. Avant d’utiliser Kimoby, les employés de Gestipro devaient appeler chaque locataire concerné pour chaque visite de son logement. Parfois la boite vocale du destinataire était pleine, ne permettant pas de laisser un message. Il fallait donc rappeler jusqu’à réussir à joindre le locataire ou pouvoir lui laisser un message dans sa boite vocale. Cette opération prenait beaucoup de temps.

De plus, pendant qu’un employé essayait de joindre un locataire pour l’informer d’une visite, il ne pouvait pas répondre aux appels entrants. Les personnes qui appelaient devaient attendre au bout du fil qu’un employé se libère.

Par ailleurs, Gestipro ne disposait d’aucune trace écrite pour prouver que le locataire avait été avisé de la visite. En cas de litige, l’entreprise n’était pas en mesure de prouver que le locataire avait été avisé.

Mais la liste des enjeux ne s’arrête pas là. Chez Gestipro, la réception est ouverte de 9h à 21h, donc deux à trois employés se succèdent au long de la journée. Dans ce contexte, il était difficile de faire le suivi des appels effectués lors d’un changement d’employé.

"Avec Kimoby, on garde le fil de conversation plus facilement grâce au partage de conversations. Tout le monde peut voir la réponse et on garde le contact avec les locataires."

Maxime Aubry, Coordonnateur aux locations

Gestipro

Les outils utilisés

Conversations texto

Toutes vos conversations et informations clients rassemblées au même endroit.

En savoir plus

Les principales raisons pour lesquelles Gestipro a choisi Kimoby

Le parc immobilier géré par Gestipro a énormément grandi dans les dernières années et il était nécessaire de changer de mode de fonctionnement pour aviser les locataires des visites à venir. Ne pouvant plus gérer le volume d’appel téléphonique, c’est naturellement que Gestipro s’est mis à la recherche d’une solution de messagerie texte.

Ce qu'ils ont accompli

  • Réduction drastique du volume d’appels sortants
  • Réduction des périodes d’attente en ligne lors des appels entrants
  • Meilleure communication entre les membres de l’équipe grâce au partage des conversations
  • Amélioration de la collaboration entre les réceptionnistes

"Avant [Kimoby] quand on appelait [un locataire] on ne pouvait pas répondre en même temps. Maintenant on peut faire deux choses en même temps et on gagne un temps fou!"

Maxime Aubry, Coordonnateur aux locations

Gestipro

Les avantages d’utiliser Kimoby

Avec plus de 95% de locataires désireux d’être joint par texto, Kimoby a permis à Gestipro de réduire radicalement le nombre d’appels sortant, libérant ainsi ses employés pour être plus disponibles pour réceptionner les appels entrants.

Kimoby permet à Gestipro de garder une trace de toutes les conversations et avis de visite envoyés aux locataires de ses immeubles. En cas de conflit, il est plus facile, rapide et sûr de retracer les communications dans Kimoby.

Les locataires aussi y trouvent leur compte. Un grand nombre de locataires des immeubles gérés par Gestipro sont des étudiants. Le texto fait partie de leur quotidien. Il leur permet d’une part d’être avisé des visites sans être dérangé mais aussi “d’avoir une trace de la date et l’heure de la visite; c’est une sorte de rappel disponible dans leur téléphone. C’est plus facile pour les joindre et c’est pratique pour eux en plus” précise Maxime Aubry, coordonnateur aux locations chez Gestipro.

"Kimoby est une plateforme qui a simplifié notre façon de faire et nous permet un suivi beaucoup plus facile auprès de nos locataires."

Maxime Aubry, Coordonnateur aux locations

Gestipro

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